Kempt
En bref
Donnez à chaque client un dossier, puis un dossier par année et par période (mois ou trimestre), séparé en achats, ventes, banque et salaires.Nommez chaque fichier date en premier, puis émetteur, type et montant : « 2026-09-14 Swisscom Facture 89.00 CHF.pdf ». Gardez un dossier d’arrivée par client pour ce qui n’est pas vérifié, écrivez la règle sur une page pour l’équipe et les clients, et conservez les pièces le temps légal : dix ans en Suisse et en France, six en Espagne. Kempt écrit des noms date en premier d’après le contenu de chaque pièce, sur Mac.
Sans application
Un dossier par client, puis année et période
Client › 2026 › 09 (ou T3) › Achats, Ventes, Banque, Salaires. Une arborescence fixe permet à chacun au cabinet de trouver une pièce sans demander qui l’a rangée.
Chaque fichier nommé date en premier
Année-mois-jour, puis émetteur, type de pièce et montant : « 2026-09-14 Swisscom Facture 89.00 CHF.pdf ». Les fichiers se trient par date dans chaque dossier, et une recherche sur le fournisseur ou le montant les retrouve. Écrivez les mois sur deux chiffres.
Un dossier d’arrivée
Chaque client a un dossier « À traiter » pour ce qui est arrivé mais pas encore vérifié. Rien n’est rangé directement depuis Téléchargements ou une pièce jointe : rien n’est rangé deux fois ni perdu.
Écrire la règle
Une page : l’arborescence, le modèle de nom avec trois exemples, et ce que les clients envoient chaque mois. Partagez-la avec l’équipe et les clients ; elle fait gagner plus de temps que n’importe quel outil.
Conserver ce que la loi demande
Suisse : dix ans pour les livres et pièces comptables (CO art. 958f), conservation électronique admise. France : dix ans (Code de commerce, art. L123-22). Espagne : six ans (Código de Comercio, art. 30). Gardez les factures électroniques dans leur format d’origine.
| Reçu | Nommé | Pourquoi |
|---|---|---|
| scan0001.pdf | 2026-09-14 Swisscom Facture 89.00 CHF.pdf | Date, fournisseur et montant cherchables |
| IMG_4471.jpg | 2026-09-03 Migros Ticket 42.60 CHF.pdf | Une photo devient un PDF daté |
| Facture (3).pdf | 2026-08-31 Sunrise Facture 64.90 CHF.pdf | Fini les copies numérotées par le navigateur |
| releve.pdf | 2026-09-30 UBS Relevé septembre.pdf | La période dans le nom |
Évitez « / », « : » et les espaces en début de nom ; gardez les accents seulement si tous les outils du cabinet les acceptent.
Avec Kempt
- 1
Des noms tirés du contenu, date en premier
Sur Mac, Kempt lit chaque PDF, scan ou photo et le nomme « 2026-09 Invoice Swisscom » (ou « Invoice Swisscom September 2026 »). Les noms sont écrits en anglais. Sélectionnez des fichiers dans le Finder puis « Rename with Kempt », ou laissez-le nommer ce qui arrive dans Téléchargements.
- 2
Retrouvée par ce qu’elle dit
Ask your files retrouve « facture Swisscom septembre » ou « relevé UBS » à partir du texte de la pièce, avec la page source.
- 3
La limite, franchement
Kempt gère les papiers d’une personne ou d’une entreprise par Mac et ne sépare pas les dossiers clients : vous gardez l’arborescence, Kempt nomme ce qui y entre. Son dossier du mois convient à un client qui utilise Kempt sur son propre Mac.
27 € une fois, 14 jours gratuitsTourne sur tous les Mac à puce AppleUne question ? Écrivez-nous
Les questions qu’on se pose
Quelle convention de nommage pour les pièces comptables ?
Date en premier (AAAA-MM-JJ), puis émetteur, type de pièce et montant : « 2026-09-14 Swisscom Facture 89.00 CHF.pdf ». Les fichiers se trient par date et le fournisseur ou le montant se cherche.
Comment classer les dossiers clients dans une fiduciaire ?
Un dossier par client, puis par année et par période, séparé en achats, ventes, banque et salaires, avec un dossier d’arrivée pour ce qui n’est pas encore vérifié.
Faut-il mettre le montant dans le nom du fichier ?
C’est utile : vous rapprochez une ligne bancaire de sa pièce sans l’ouvrir. Choisissez le point ou la virgule et tenez-vous-y, avec la devise.
Peut-on garder les pièces comptables seulement en scan ?
En Suisse, oui pour la plupart des pièces, si elles restent complètes et lisibles (CO art. 958f). En France, une copie électronique fiable est admise sous conditions. Vérifiez les originaux qui doivent rester sur papier.