Kempt
En resumen
Da a cada cliente una carpeta, luego una por año y por periodo (mes o trimestre), dividida en compras, ventas, banco y nóminas.Nombra cada archivo con la fecha primero, luego emisor, tipo e importe: «2026-09-14 Telefonica Factura 89.00 EUR.pdf». Ten una carpeta de entrada por cliente para lo que no está revisado, escribe la regla en una página para el equipo y los clientes, y conserva los documentos el plazo legal: seis años en España (Código de Comercio, art. 30). Kempt escribe nombres con la fecha primero a partir del contenido de cada documento, en Mac.
Sin ninguna app
Una carpeta por cliente, luego año y periodo
Cliente › 2026 › 09 (o 3T) › Compras, Ventas, Banco, Nóminas. Un árbol fijo permite a cualquiera de la gestoría encontrar un documento sin preguntar quién lo archivó.
Cada archivo con la fecha primero
Año-mes-día, luego emisor, tipo de documento e importe: «2026-09-14 Telefonica Factura 89.00 EUR.pdf». Los archivos se ordenan por fecha en cada carpeta, y una búsqueda por proveedor o importe los encuentra. Escribe los meses con dos cifras.
Una carpeta de entrada
Cada cliente tiene una carpeta «Pendiente» para lo que llegó pero no está revisado. Nada se archiva directamente desde Descargas o un adjunto, así nada se archiva dos veces ni se pierde.
Escribe la regla
Una página: el árbol de carpetas, el modelo de nombre con tres ejemplos y lo que los clientes envían cada mes. Compártela con el equipo y los clientes; ahorra más tiempo que cualquier herramienta.
Conserva lo que pide la ley
España: seis años desde el último asiento (Código de Comercio, art. 30), y al menos los cuatro años de prescripción fiscal. Conserva las facturas electrónicas en su formato original.
| Recibido | Nombrado | Por qué |
|---|---|---|
| scan0001.pdf | 2026-09-14 Telefonica Factura 89.00 EUR.pdf | Fecha, proveedor e importe buscables |
| IMG_4471.jpg | 2026-09-03 Mercadona Ticket 42.60 EUR.pdf | Una foto se convierte en un PDF con fecha |
| Factura (3).pdf | 2026-08-31 Iberdrola Factura 64.90 EUR.pdf | Se acabaron las copias numeradas por el navegador |
| extracto.pdf | 2026-09-30 BBVA Extracto septiembre.pdf | El periodo en el nombre |
Evita «/», «:» y los espacios al principio; usa tildes solo si todas las herramientas de la gestoría las aceptan.
Con Kempt
- 1
Nombres sacados del contenido, fecha primero
En Mac, Kempt lee cada PDF, escaneo o foto y lo nombra «2026-09 Invoice Telefonica» (o «Invoice Telefonica September 2026»). Los nombres se escriben en inglés. Selecciona archivos en el Finder y elige Rename with Kempt, o deja que nombre lo que llega a Descargas.
- 2
Encontrado por lo que dice
Ask your files encuentra «factura Telefónica septiembre» o «extracto BBVA» a partir del texto del documento, con la página de origen.
- 3
El límite, con franqueza
Kempt lleva los papeles de una persona o empresa por Mac y no separa las carpetas de clientes: tú mantienes el árbol, Kempt nombra lo que entra. Su paquete del mes sirve a un cliente que usa Kempt en su propio Mac.
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Preguntas frecuentes
¿Qué convención de nombres usar para documentos contables?
Fecha primero (AAAA-MM-DD), luego emisor, tipo de documento e importe: «2026-09-14 Telefonica Factura 89.00 EUR.pdf». Los archivos se ordenan por fecha y el proveedor o el importe se pueden buscar.
¿Cómo organizar las carpetas de clientes en una gestoría?
Una carpeta por cliente, luego por año y periodo, dividida en compras, ventas, banco y nóminas, con una carpeta de entrada para lo pendiente de revisar.
¿Conviene poner el importe en el nombre del archivo?
Sí: puedes cuadrar un movimiento bancario con su documento sin abrirlo. Usa siempre el mismo separador decimal y añade la moneda.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de los clientes?
Seis años desde el último asiento según el Código de Comercio (art. 30), y como mínimo el plazo de prescripción fiscal de cuatro años.